باعنايت به لطف خداوند متعال و این‌که براساس برنامه‌ريزي‌هاي انجام شده امکان پذيرش متقاضيان داراي اولويت تشرف در حج تمتع سال 1394 دركاروان‌هاي منتخب استان مرکزی فراهم گرديده است؛ لذا از افراد واجد شرايط تقاضا می‌شود با مطالعه دقیق مطالب ذیل اقدام لازم معمول دارند:
الف - مشمولین تشرف:
کلیه دارندگان قبوض ودیعه‌گذاری علی‌الحساب حج تمتع که تا تاریخ1384/12/15در یکی از شعب بانک‌ملی ودیعه‌گذاری نموده‌اند مشمول تشرف بوده و می بایست به شرح ذیل اقدام نمایند:
1- دارندگان قبوض ودیعه‌گذاری علی‌الحساب حج تمتع 10/000/000ریالی تا تاریخ فوق الذکر، می‌توانند مستقیماً جهت ثبت‌نام به کاروان‌ها مراجعه نمایند.
2- آن دسته از متقاضیانی که اسناد ثبت‌نامی سال‌هاي 1360 و 1363 با مبالغ 180/000و 200/000و 250/000و 270/000ريالي را دارا می‌باشند می‌بایست قبلاً با مراجعه به دفتر حج و زیارت استان مربوطه برای تبدیل سند خود به قبض ودیعه‌گذاری 10/000/000و استفاده از تسهیلات مربوطه اقدام و پس از دریافت قبض جدید از شعبه بانک معرفی شده از سوی حج و زیارت استان برای ثبت‌نام اقدام نمایند.
3- دارندگان 80/000/000ريالي مربوط به سال1377 و منتهي به1378/1/31می‌بایست قبل از ثبت‌نام به یکی از شعب بانک‌ملی مراجعه و با استفاده از تسهيلات و يارانه مربوطه 3/000/000ريالی نسبت به تبديل قبض ودیعه‌گذاری خود به قبض 10/000/000ريالي اقدام نمايند.
4- دارندگان اسناد 80/000/000ريالي ازتاریخ 1378/2/1تا 1378/12/29باید قبل از ثبت‌نام به یکی از شعب بانک‌ملی مراجعه و با احتساب سود متعلقه نسبت به تبديل سند خود به ودیعه‌گذاری 10/000/000ريالي اقدام نمايند.
5- کلیه افراد واجد شرایط تشرف که در سال‌هاي گذشته در كاروان پذيرش شده ولیکن مشرف نگرديده‌اند(بستانکاران سازمان) می‌بایست ابتدا به دفتر حج و زيارت استان مراجعه تا وفق دستورالعمل‌هاي سازمان نسبت به پایدار نمودن قبض ودیعه‌گذاری خود از طریق مراجعه به شعب بانک‌ملی وفق ضوابط مربوطه اقدام و سپس به مدیرکاروان جهت ثبت‌نام مراجعه نمایند.‌ بديهي است اين‌گونه اسناد بعد از تبديل به قبض ودیعه‌گذاری 10/000/000ریالی جدید و ظهرنويسي آن به‌صورت مکانیزه توسط سیستم بانکی با ذكر سابقه و درج شماره قبض اولیه و ممهور نمودن آن به مهر شعبه امکان ثبت‌نام را خواهند داشت.

ب : زمان پذیرش متقاضیان دارای اولویت تشرف در کاروانهای استان مرکزی از ساعت 9 صبح روز یکشنبه مورخه 93/11/5لغایت 93/11/12می باشد
تذکر مهم1- چنانچه در زمان تعیین شده (یک هفته) ظرفیت کاروان‌های استان تکمیل نگردد، این مدیریت از اولویت‌های بعدی دعوت به عمل خواهد آورد. لذا تأکید می‌گردد دارندگان قبوض دارای اولویت حتماً در مدت مقرر به کاروان‌ها مراجعه نمایند.
ج- نحوه مراجعه و ثبت نام متقاضیان:
در سال جاری نیز مانند سال‌های گذشته متقاضیان اعزام به حج تمتع علاوه بر مراجعه حضوری به کاروان‌های مجاز درج شده درلیست پیوست ،می‌توانند درصورت تمایل با مراجعه به نشانی اینترنتی ذیل از ظرفیت 50 درصدی ثبت‌نام هر کاروان که به‌صورت غیرحضوری استفاده نموده و نسبت به انجام ثبت‌نام اولیه در کاروان (شهر/ شهرستان) استان محل سکونت خود مبادرت و سپس در مهلت مقرر با مراجعه به کاروان‌های مربوطه نسبت به اخذ کد رهگیری و رسید ثبت‌نام که حاوی تذکرات و نکات ضروری است اقدام نموده و اصل قبض ودیعه‌گذاری خود را به مدیر کاروان تحویل دهند.

د‌- مدارک مورد نیاز برای نام نویسی در کاروان:
– اصل و کپی قبض ودیعه‌گذاری حج تمتع مطابق بند "الف" این اطلاعیه.
– اصل شناسنامه و تصویر از تمام صفحات آن.
– اصل و کپی کارت ملی یا شماره تاییدشده آن.
توجه: سایر مدارک موردنیاز ازقبیل گذرنامه معتبر و عکس پس از ثبت‌نام توسط مدیرکاروان به متقاضی اعلام خواهد شد.
ذ‌- هزينه تشرف:
هزینه قطعی سفر هر کاروان بر مبنای مخارج ارزی و ریالی برای هر زائر محاسبه می گردد که مبلغ قطعی آن در اطلاعیه استانی برای هر کاروان درج خواهد شد ازاین رو از آنجایی که ودیعه اولیه دریافت شده توسط بانک‌ملی به صورت علی‌الحساب بوده، بمنظور رفاه حال زائرین واریز مابه التفاوت هزینه سفر بصورت دو مرحله ای پیش بینی گردیده که مدیران کاروان هنگام ثبت‌نام برگه واریز مرحله اول هزینه سفر "ویژه حج تمتع سال 1394 " را به متقاضی تحویل مینمایند . زائرین محترم می‌بایست ظرف مدت یک هفته نسبت به واریز آن( با مراجعه به یکی از شعب بانک ملی ایران) اقدام نمایند.
بدیهی است برگه واریز مرحله دوم مابه التفاوت سفر ( که برحسب هزینه سفر هر کاروان متفاوت میباشد) حدودا در نیمه دوم فروردین ماه 1394 خواهد بود . تاکید میگردد زائرین با پیش بینی لازم نسبت به دریافت و واریز بموقع آن اقدام نمایند.
توضيح: مدیر کاروان موظف است با هم‌فكري و هم‌کاری سه نفر از افراد برگزیده از سوی زائرين که در اولین جلسه آموزشی انتخاب می‌شوند درخصوص تهيه ملزومات شخصی زائرین نظیر ساک، لباس احرام و سایر موارد ازقبیل نحوه انتقال به فرودگاه که به هزينه زائرین خواهد بود تمهیدات لازم را فراهم نماید. نظارت بر اين‌گونه هزينه‌ها بر‌عهده سه نفر مذکور خواهد بود.
تذکرات ضروری و لازم:
1- متقاضیان پس از نام‌نویسی باید رسید مربوطه را از مدیر کاروان دریافت و ضمن مطالعه مندرجات آن، آنرا نزد خود نگهداری نمایند.
2- چنانچه نشانی و تلفن متقاضی نسبت به زمان ثبت‌نام اولیه در بانک تغییر کرده باشد، باید آدرس و شماره جدید تلفن خود را هنگام ثبت‌نام به مدیرکاروان اعلام نماید.
3 – متقاضیان محترم می‌بایست درزمان مقرر نسبت به پرداخت مابه‌التفاوت هزینه سفر و نیز مراجعه به پزشک و مراکز پزشکی که از سوی مدیرکاروان معرفی می‌گردد (جهت انجام معاینات و آزمایشات مربوطه) اقدام نمایند. بدیهی است درصورت تأخیر متقاضی در این خصوص، مدیر کاروان اجازه خواهد داشت نسبت به جایگزینی وی از دیگر متقاضیان واجد شرایط اقدام نماید.
ر‌- گذرنامه:
با توجه به این‌که مطابق قوانین کشور عربستان سعودی جهت تشرف به حج تمتع از گذرنامه بین المللی انفرادی استفاده خواهد شد، از این‌رو لازم است متقاضیان واجد شرایط در صورت نداشتن گذرنامه بین‌المللی از هم‌اکنون نسبت به اخذ گذرنامه جدید اقدام نمایند. ضمناً متقاضیانی که دارای گذرنامه با تاریخ اعتبار کمتر از1394/12/29می‌باشند نیز باید نسبت به تمدید و یا تعویض گذرنامه خود اقدام نمایند؛ ضمناًٌ به اطلاع متقاضیان محترم می‌رساند که همانند سال‌های گذشته با تعامل و همکاری مجدانه ادارات گذرنامه ناجا، امور مربوط به گذرنامه حجاج از طریق دفاتر پلیس + 10 در کوتاه‌ترین زمان ممکن قابل انجام خواهد بود ازاینرو زائرین محترم می‌بایست حداکثر تا دهه سوم خرداد ماه 1394، پیش‌بینی تحویل گذرنامه خود به مدیر کاروان را بنمایند.
ز‌- نحوه دريافت وجه قرباني زائران:
پس از توافق با بانك توسعه اسلامي در عربستان و نهايي شدن وجه قربانی، مراتب از طریق کاروان به اطلاع زائرین خواهد رسيد تا نسبت به واریز آن به حسابی که از طرف مدیر کاروان به آنان اعلام خواهد شد اقدام نمایند.
س‌- نقل و انتقال اسناد:
آن دسته از افرادی‌که قبلاً با اخذ مجوز سازمان و با مراجعه به دفاتر اسناد رسمی قبض ودیعه‌گذاری خود را به احدی از بستگان درجه اول خود واگذار نموده‌اند لیکن همچنان قبض ودیعه‌گذاری به نام انتقال دهنده باقی‌است می‌بایست قبلاً با در دست داشتن اسناد مربوطه به یکی از دفاتر خدمات زیارتی مراجعه نموده تا اطلاعات آنان در سیستم جامع نقل و انتقال درج و سپس برای تغییر قبض ودیعه‌گذاری به نام فرد انتقال گیرنده (احدی از بستگان درجه اول) به بانک‌ملی مراجعه نمایند. تاکید می‌گردد درصورت عدم طی مراحل فوق‌الذکر امکان ثبت‌نام برای فرد انتقال گیرنده فراهم نخواهد شد؛ ضمناً دارندگان قبوض ودیعه‌گذاری دارای اولویت برای اطلاع از ضوابط نقل و انتقال می‌توانند شخصاً به دفاتر زیارتی مراجعه نمایند.
ش‌- شرايط تشرف مشمولين وظيفه، نظاميان، مقامات و مديران دستگاه هاي دولتي:
شرايط خروج از كشور مشمولين، نيروهاي نظامي و انتظامي تابع مقررات مربوطه خواهد بود و سفر آن دسته از مقامات و مديران دستگاه هاي اجرايي و نيز فرمانداران و بخشداران كه قبلاً به حج تمتع مشرف شده اند تابع مفاد بخشنامه شماره 61689/481 مورخ 84/10/4دبير محترم هيأت دولت خواهد بود.
ص‌- اقدامات ذيل در رابطه با اسكان زائرين انجام شده است:
1- با توجه به اینکه در حج تمتع بسیاری از امور از جمله مسکن حجاج براساس مقررات وزارت حج عربستان سامان‌دهی و به اجرا گذاشته می‌شود و سازمان حج و زیارت برای انتخاب هتل‌ها و یا تقسیم ظرفیت‌ها با محدودیت‌هایی روبروست لذا با توجه به مقررات وزارت حج عربستان سعودي که سرانه متراژ اسكان حجاج در مدينه منوره را 5/4 و در مكه مكرمه 4 متر مربع با احتساب فضاي خدماتي در ساختمان و هتل تعيين نموده، نسبت به تامین محل اسکان حجاج اقدام گردیده است.
2- در حج سال آینده نیز با تلاش بسیار امكان اسكان حدود 95% زائرین گرامی در هتل‌هاي منطقه مركزي مدينه منوره و نزديك به حرم شريف نبوي (ص) فراهم گردیده است. لیکن با عنایت به اینکه شرایط اسکان زائرین در مکه مکرمه با مدینه متفاوت می‌باشد و باتوجه به استقبال زائرین سال‌های گذشته از امکانات اقامتی با شرايط بهتر و درخواست افزایش کیفیت بیشتر در مكه مكرمه این سازمان در جهت تامین درصد بیشتری هتل با شرایط و امکانات بهتر اقدام نموده است لیکن بخش عمده ای از زائرین در ساختمان‌ها و هتل‌های حج گذشته اسکان خواهند یافت و برای تشرف به مسجدالحرام از اتوبوس‌های مخصوص زائران ایرانی که از مناطق مختلف به ایستگاه‌های اطراف حرم تردد می کنند؛ استفاده خواهند نمود.
3- با عنايت به مطالب فوق، هزينه مسكن هر زائر باتوجه به ساختمان محل اسکان در مدينه منوره و مكه مکرمه محاسبه و تعيين گرديده است. بنابراین يكي از دلايل مهم تفاوت هزينه هاي هر كاروان، مكان اقامت آنان در هر يك از دو شهر مذكور مي باشد.
4- همان‌گونه که اشاره شد تفاوت هزينه‌هاي كاروان‌ها ناشي از اختلاف قيمت اجاره بهای مسكن، ايستگاه پروازی و.... مي‌باشد؛ از این‌رو بر اين اساس به متقاضیان محترم ثبت‌نام در کاروان‌ها توصيه مي‌شود از ابتدا دقت كافي در انتخاب كاروان مورد نظر خود را داشته باشند زیرا به‌دلیل ایجاد مشکلات اجرایی، جابه‌جایی زائر در کاروان‌ها مقدور نمی‌باشد.
5- درصورت اخذ مجوزهای لازم از سوی مبادی ذیربط انشاء ا.... كليه زائرين مدينه اول از ايستگاه‌هاي پروازي تعيين شده مستقيماً به مدينه منوره اعزام و از طريق جده به ايستگاه‌هاي پروازي خود بازخواهند گشت . همچنين زائرين مدينه دوم نيز از ايستگاه‌هاي پروازي خود مستقيماً به جده اعزام خواهند شد و در مراجعت از فرودگاه مدينه باز خواهند گشت.