طبق مصوبه شورای ساماندهی زائران اربعین حسینی،  سازمان حج و زیارت ساماندهی زائران انفرادی اربعین را عهده دار شده است ؛ لذا به همین منظور سامانه ای طراحی شده است که متقاضیان می توانند با مراجعه به دفاتر کارگزاری سراسر کشور جهت ثبت نام در این سامانه اقدام نمایند .

بر اساس گزارش پایگاه اطلاع رسانی سازمان حج و زیارت، سعید اوحدی رئیس سازمان حج و زیارت گفت: تمامی زائرانی که در قالب طرح ساماندهی در ایام اربعین عازم عتبات شوند، به صورت رایگان تحت پوشش بیمه قرار خواهند گرفت و سازمان حج و زیارت هزینه این خدمات را عهده دار شده است.رئیس سازمان حج و زیارت با بیان اینکه در ایام اربعین امسال ساماندهی زائران بجای مرز در شهرهای محل سکونت آنان و از طریق دفاتر خدمات زیارتی صورت می گیرد، گفت: با توافقات صورت گرفته امکانات اسکان راهیان نور بصورت رایگان در اختیار زائران اربعین قرار خواهد گرفت.

در سامانه فوق  صرفاً تنظیم تاریخ خروج زائر از مرز و اخذ روادید متقاضیان مطرح می باشد و سازمان حج و زیارت هیچگونه تعهدی در قبال اسکان، تغذیه و حمل و نقل زائران برعهده ندارد.و متقاضیان می بایست حتماً در تاریخی که برای خروج از مرز درخواست نموده اند در پایانه مرزی مربوطه حضور داشته باشند بنابراین لازم است به تاریخ خروج خود توجه داشته و نسبت به تأمین وسیله حمل و نقل و نحوه رساندن خود پیش بینی های لازم را بنمایند.

این سامانه به گونه ای طراحی شده است که از یک نفر تا 40 نفر می توانند در قالب یک گروه ثبت نام نموده و در هر گروه یک نفر به عنوان سرگروه معرفی می گردد.

اعتبار تاریخ گذرنامه ها از زمان اعزام حداقل می بایست چهار ماه باشد، لذا لازم است تاریخ انقضاء گذرنامه متقاضی توسط کارگزاران کنترل گردد.