روز پنجشنبه مورخه 1 خرداد 93 اولین جلسه توجیهی مدیران عتبات عالیات با حضور مدیرانی که در آینده نزدیک به این سفر معنوی مشرف می شوند برگزار گردید.
در این جلسه توجیهی که به منظور آشنایی بیشتر مدیران راهنما با تغییرات جدید برگزار شد، آقایان محمد حاجی باشی و اکبر گودرزی به عنوان دو تن از پیشکسوتان این عرصه که به تازگی نیز از این سفر بازگشته اند به ایراد سخن پرداخته و مسائلی را که مدیران باید مورد توجه قرار دهند را گوشزد نمودند.
ابتدا آقای محمد حاجی باشی نکاتی را متذکر شدند که می تواند کارهای مدیر را در حین سفر بسیار بهبود بخشد، اعمالی از قبیل کنترل مانیفستها و مطابقت عکس های گذرنامه با مانیفست، کنترل گذرنامه افراد بالای 18 سال، چیدن یک یا دو پلان فرضی 17 اتاقه و حتی 16 اتاقه پیش از سفر، و توجیه کامل زائرین نسبت به امکانات ضعیف عراق و موارد امنیتی که زائران با آنها مواجه خواهند شد.
ایشان همچنین به مواردی در حین سفر مانند کنترل گذرنامه ها در هنگام تحویل از هتل، کنترل تعداد صفحات مانیفست در حین سفر و همچنین دریافت فرمهای مربوط به بیمارستان برای زائرینی که احیانا بستری می شوند، اشاره نمودند.
در پایان نیز آقای اکبر گودرزی ضمن یادآوری مدیران به ارزش و اهمیت معنوی این سفر، ایشان را به حسن خلق دعوت نمود و متذکر شد که علاوه بر آنکه مدیر آرامش داشته باشد، باید این آرامش را به کل کاروان نیز منتقل کرده و از ایجاد بحث و درگیری های بی مورد جدا پرهیز نماید.