این نشست ها با هدف انتقال تجربیات و مرور بخشنامه های اجرایی سازمان حج و زیارت بر گزار می شود.

در این جلسه دل پاک مدیر حج و زیارت استان با تاکید بر اجرای دقیق وظایف محوله به مدیران کاروان ها  از آنان خواست که پس از بازگشت تجربیات خود را به صورت گزارش در اختیار حج و زیارت استان قرار دهند .

وی  با اشاره به اینکه عملکرد مدیران ارزیابی بعمل خواهد آمد از آنان خواست که ضمن فراگیری هرچه بهتر زبان عربی سایر توانایی های خود را نیز تقویت نمایند

دل پاک  توصیه های نیز در رابطه با انجام امور اجرایی کاروان ها ارائه داد و یاد آور شد که مدیران باید ترتیبی اتخاذ نمایند که از عوامل کاروان یک نفر همیشه در هتل حضور داشته باشد ، شماره تلفن هاو آدرس های ضروری  مثل درمان گاه ها در اختیار زائران قراد داده شود و در توزیع اتاق ها دقت لازم صورت گیرد .

در ادامه طباطبایی مسئول حراست حج و زیارت استان توصیه های ضروری امنیت سفر و اقدامات لازم را تشریح کرد

سپس مدیرانی که به تازگی از سفر بازگشته بودند  به تشریح وضعیت موجود پرداختتند .